Abstract
The purpose of this document is to conduct an analysis and critical review of the article “Critical Success Factors for ERP Projects in Small and Medium-Sized Enterprises – The Perspective of Selected ERP System Vendors” which seeks to contribute to existing research about factors successful implementations of ERP projects, focusing on small and medium enterprises (SMEs) whose field of study for author’s arguments still lacking a thorough investigation.
Introducción
Si bien es cierto que existen un buen número de investigaciones sobre los factores críticos de éxito en proyectos ERP, la mayoría de estos han basado y abordado sus estudios en las grandes compañías y muy pocos han enfocado sus investigaciones en el sector de las PYMES (Leyh,2016). Considerando las oportunidades y riesgos que presentan las implementaciones de ERP en las empresas se vuelve de suma importancia una investigación científica que contribuya a identificar y clasificar los factores críticos de éxito en las pequeñas y medianas empresas (PYMEs).
Lo que intenta el autor es actualizar las investigaciones existentes sobre FCE en proyectos ERP para después verificar si tales factores también tienen el mismo peso e importancia en las PYMES alemanas.
Importancia del Tema
La demanda de ERPs en las PYMEs ha crecido en los últimos años de una manera significativa, los proveedores de ERP han considerado e incluido a este sector de tal forma que han creado soluciones que se ajustan o intentan ajustarse a los procesos de negocios de dicho entorno empresarial. Todo esto se ha generado como resultado de muchos factores como presiones del mercado para alcanzar competitividad, reducción de costos, madurez de los procesos, mejores toma de decisiones y la globalización en general.
Ante tal panorama, profundizar en los factores críticos de éxito de implementaciones ERP específicamente en las PYMEs contribuye a que un proyecto de tales dimensiones tenga mayores probabilidades de éxito.Debido a que en un sector como las PYMEs un proyecto fallido o fracasado representaría desde problemas financieros de grandes proporciones hasta un desastre organizacional. Es esencial centrarse en todos los factores que el autor plantea en la investigación los cuales ayudan a que las implementaciones sean exitosas minimizando los riesgos que este tipo de proyecto representa para ellas. Al conocer, analizar y considerar los factores críticos les permite a las PYMEs prepararse y dejar de ser un caso estadístico más de fracaso.
Objetivos
La investigación busca contribuir a las investigaciones existentes sobre los factores críticos de éxitos, es decir aquellos elementos necesarios para lograr implementaciones ERP exitosas. Con la particularidad de tener un enfoque en las PYMEs. Además describe los factores de éxito comúnmente identificados tales como: un equipo de proyecto equilibrado, gestión del cambio, configuración del sistema ERP, pruebas, ajuste organizacional del ERP, gestión del proyecto entre otros.
Realiza una revisión sistemática de la literatura, casos de estudio y un buen número de investigaciones realizadas por investigadores [2,3] en donde abordan los factores que afectan el éxito o fracaso de implementaciones de proyectos ERP. Todas estas revisiones [2] se realizaron tomándolas de diferentes bases de datos cuyas revisiones comenzaron a mediados de 2010. Además describe los factores críticos de éxito de proyectos ERP en las PYMEs, haciendo una diferencia entre los factores en implementaciones a gran escala y en las pequeñas y medianas empresas.
Enfoque
Es un trabajo con un enfoque cualitativo exploratorio en donde se realizan una serie de entrevistas directas y telefónicas a consultores de proveedores alemanes de soluciones ERP, quienes han desarrollado implementaciones de proyectos ERP en PYMEs alemanas, el propósito de dicho estudio es identificar determinados factores que son relevantes para el éxito de dichos proyectos.
A partir de lo anterior el autor desarrolla una metodología de recolección de datos y establece unidades de medición que en sí son las implementaciones de proyectos ERP. Seleccionando consultores con una larga trayectoria en implementaciones y llevando en retrospectiva las implementaciones de los proyectos ERP logrando con ello tener una visión más profunda y detallada a partir de la experiencia de los consultores.
Contribuciones
El artículo pretende ser una contribución a las investigaciones existentes en el campo de los factores críticos de éxito en implementaciones ERP con enfoque en las PYMEs. Debido a que todavía en la actualidad se carece de investigaciones que sustenten claramente los factores de éxito en empresas de este sector principalmente en América Latina. Por lo tanto se intenta mostrar y describir aquellos factores relevantes encontrados a partir de los resultados de las entrevistas realizadas a los consultores. La idea es demostrar que estos factores son los que han incidido en el éxito o fracaso de las implementaciones y los cuales deben considerarse por los que toman las decisiones en las PYMEs.
Marco Conceptual
El trabajo está estructurado de tal forma que el autor comienza describiendo los factores críticos comúnmente identificados proporcionando una visión general y analizando su importancia.
Explica la importancia de la composición del equipo de trabajo, considerando la cantidad de personas que lo conforman, las características de los miembros del equipo, sus experiencias, conocimientos y habilidades sociales que cada uno debe tener para consolidar un equipo que se complemente, estableciendo funciones y responsabilidades [ 1] con claridad y bien definidas.
Al abordar el factor sobre la gestión del cambio intenta hacer énfasis en que la participación temprana de todos los miembros involucrados en el proyecto ayuda y disminuye la resistencia al cambio. Además expone que un entrenamiento adecuado al departamento de IT así como una comunicación de los cambios clara y a tiempo da a todos los empleados la posibilidad de reaccionar y asimilar el cambio (Al-Mashari, 2003) evitando en gran medida el riesgo del rechazo.
La configuración o adaptación del sistema ERP a los procesos de negocio es otro de los factores expuestos. Por defecto los ERP han sido construidos utilizando las mejores prácticas pero siempre es necesario ajustarlos a los procesos específicos de cada uno de las empresas. Por lo tanto las empresas deberían intentar adoptar los procesos de negocio y las opciones integradas del ERP sin hacer mayores cambios, es decir no ir más allá de la configuración normal. Por otro lado el autor enfatiza en la necesidad de una planificación adecuada de pruebas ya que sin ese plan existen altas posibilidades de que el proyecto sea un fracaso y un desastre organizacional.
El autor también expone el tema relacionado con el ajuste organizacional del sistema ERP. A pesar que este es un tema crítico la mayoría de veces no es considerada y examinada de una forma exhaustiva antes de la aplicación o en las etapas tempranas, esto es generalmente debido a que los proveedores de soluciones ERP intentan generar la mayor confianza en sus paquetes haciendo creer a ciegas en sus soluciones obviando muchas veces el ajuste organizacional aunque sea este mínimo. Ante esto es necesario saber seleccionar correctamente un sistema ERP considerando aspectos esenciales como el tamaño de la empresa y el tipo de industria, así es más fácil lograr un mejor acoplamiento y configuración entre la empresa y el ERP.
El articulo plantea explícitamente “los factores críticos de éxito en proyectos ERP ya han sido identificados en numerosas publicaciones científicas sin embargo las investigaciones existentes han centrado sus estudios en selección e implementación de sistemas ERP en las grandes empresas” [4]. Claramente el artículo identifica lagunas o deficiencias en materia de factores críticos de éxito enfocado en PYMEs y es por eso que su pregunta planteada busca encontrar las diferencias y similitudes de los factores en implementaciones de soluciones ERP tanto en grandes como pequeñas y medianas empresas.
Entonces, la investigación busca obtener ideas sobre las diferencias y similitudes, para ello el autor inicia revisando la literatura de las diferentes publicaciones como casos de estudio, encuestas y un buen número de investigaciones. La idea es revisarlas de forma sistemática y de diferentes base de datos, realizando dos revisiones, la primera a mediados de 2010 y la segunda a mediados de 2013, según el autor porque se identificó que se publican 20 o más artículos al año lo que les da la posibilidad de generar las revisiones cada 2 o 3 años.
Las ideas del autor se sustentan en revisiones de estudios de la literatura y en su propio estudio exploratorio realizado a los consultores alemanes. Por ello podemos afirmar que el sustento es válido a partir de los métodos y procedimientos, es decir tiene un rigor metodológico.
Análisis de Resultados
El artículo es una investigación cualitativa exploratoria. Cuenta con una revisión de la literatura de los factores críticos de éxito en las grandes empresas en un periodo de tres años, se analizaron más de 300 artículos publicados desde 1998 hasta mediados de 2013 con el fin de identificar conceptos relacionados dichos factores críticos según el tipo de empresa , su tamaño, etc. Además se diseñó una metodología de recolección de datos utilizando técnicas como las entrevistas directas y telefónicas con la idea de encontrar y comprender las diferencias en los FCE para proyectos ERP en empresas grandes a diferencias de las PYMEs.
Principales Resultados
Uno de los principales resultados de la investigación fue el hecho de encontrar que existen factores críticos de éxito con diferente relevancia e importancia entre empresas grandes y PYMEs. Así se encontró según las revisiones realizas que para las empresas grandes el principal factor crítico de éxito es el apoyo e involucramiento de la alta gerencia[2] mientras tanto para las PYMEs el factor principal son las pruebas del sistema seguido por el ajuste organizacional del ERP. Ninguno de los dos factores más importantes era parte del top 5 de las revisiones de literatura analizada.
De los 31 factores identificados derivados de la revisión de la literatura al menos uno fue mencionado por alguno de los entrevistados. El hecho que los hayan mencionado no significa que les resultará de importancia. Así factores como la estructura organizacional, la cooperación y resolución de problemas fueron mencionados pero no fueron vistos como muy importantes.
Por lo tanto podemos decir que los factores que inciden en el éxito de un proyecto de implementación ERP difieren en importancia entre las grandes empresas con relación a las PYMEs, dato que deberá ser considerado en futuras implementaciones.
Conclusiones
Todos conocemos por estudios o revisiones de la literatura que existe una serie de factores que inciden al éxito o fracaso de un proyecto de implementación de un ERP. Conocemos del esfuerzo que requiere en cuanto a planificación, gestión de personal, tiempos unido a lo complejo que puede resultar.
Si bien es cierto que los sistemas ERP representan oportunidades también es cierto que implican altos riesgos. Ahora, si el enfoque está hacia las pequeñas y medianas empresas es todavía más complicado debido a que el riesgo de fracasar en una implementación ERP puede representar desde elevadas pérdidas financieras hasta un desastre organizacional total. Por lo tanto seleccionar e implementar una solución ERP en las PYMEs requiere de un estudio sistemático evaluando y considerando todos aquellos factores organizacionales y tecnológicos que podrían contribuir ha tener éxito en el proyecto.
El autor expone que existen una serie de factores críticos identificados en las revisiones de la literatura abordadas en el artículo como la conformación del equipo de trabajo, la gestión de cambio, gestión del proyecto, el ajuste organizacional del ERP, el plan de pruebas, etc. Solo que estos han sido estudiados en contexto donde las empresas por lo general son grandes. En contraposición se intenta buscar las diferencias y similitudes de los factores críticos pero en implementaciones ERP en pequeñas y medianas empresas. Para lograr ese objetivo se desarrolla una metodología de recolección de datos que consiste en entrevistas a consultores de proveedores ERP de Alemania.
Para finalizar es importante resaltar que la investigación concluye en que los factores críticos que las grandes empresas consideran como importante para lograr el éxito en las implementaciones no son los mismos para las PYMEs que fueron estudiadas.
Referencias
- Addison-Wesley. (1999). Introduction to the Team Software Process.
- Al-Mashari, M. A.-M. (2003). ERP Implementation: lessons from a case study. Inf. Technol. People. Critical element.
- Finney, S. C. (2007). ERP implementation: a compilation and analysis of critical success factors. Process Manag.
- (10 de 2015). researchgate. Recuperado el 2016, de https://www.researchgate.net/publication/270082555_Guia_de_seleccion_de_ERP_en_las_pequenas_y_medianas_empresas_mexicanas
- Snider, B. d. (2009). ERP implementation at SMEs: analysis of five Canadian cases. Int. J. Oper. Prod. Manag.
